WO1999067749A1 - Anwendungsübergreifendes arbeitszeitblatt - Google Patents

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WO1999067749A1
WO1999067749A1 PCT/EP1999/004228 EP9904228W WO9967749A1 WO 1999067749 A1 WO1999067749 A1 WO 1999067749A1 EP 9904228 W EP9904228 W EP 9904228W WO 9967749 A1 WO9967749 A1 WO 9967749A1
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WO
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time
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employee
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PCT/EP1999/004228
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Ralf Krenzke
Georg Dopf
Stefan Hirschenberger
Ralf Dentzer
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Sap Aktiengesellschaft
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Publication date
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Priority to JP2000556342A priority patent/JP5025850B2/ja
Priority to AU46132/99A priority patent/AU765941B2/en
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    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
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    • G06Q10/0631—Resource planning, allocation, distributing or scheduling for enterprises or organisations
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    • G—PHYSICS
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    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G06Q10/109—Time management, e.g. calendars, reminders, meetings or time accounting
    • G06Q10/1091—Recording time for administrative or management purposes

Definitions

  • time entries entered by the employee in a department are added by project or subdivision, and management receives a weekly or monthly report that actually only provides the totals for that particular department. If there are multiple departments involved in a project working on different aspects of the project, it is often difficult to determine the total time used by different individuals and the costs associated with that time. Very often, a particular individual spends a certain number of hours on a particular task that provides work for different projects, and it is then difficult to accurately determine the proportion of each project's performance. For example, a seller who works for a large company may make several trips to visit a customer.
  • the present invention relates to a method and system for compiling time recording data in a general or shared data pool and delivering the data to a number of applications.
  • the data can be distributed either automatically or asynchronously as required.
  • a transparent system allows additional processing, such as verification and approval, of separate parts of the data pool before the data is distributed. Corrections or updates to the data are automatically forwarded to the relevant applications.
  • An object of the invention is to provide a novel method for collecting time tracking data from a variety of sources in a data pool and delivering the data to multiple applications.
  • Another object of the invention is to monitor time entry data and the information derived from them. Another object of the invention is to improve transparency in sharing time entry data across applications. Another object of the invention is the automatic and asynchronous distribution of compilations of time entry data.
  • Another object of the invention is to apply asynchronous processing to time recording data to be distributed over several applications.
  • Another object of the invention is the automatic forwarding of corrected or updated time recording data to a number of applications.
  • the present invention was developed as a standardized, cross-application tool of the SAP R / 3 system. A brief description of the R / 3 System follows.
  • R / 3 can primarily be described as an online transaction processing system that is designed to provide integrated processing of all business routines and transactions. It contains cross-company integrated solutions as well as specialized applications for individual department functions. R / 3 reflects all of the company's business-critical processes: finance, manufacturing, sales and human resources. With various analysis options, it also supplements the function of transaction processing.
  • the R / 3 System is based on the client-server architecture, which separates the database, application and presentation components for greater flexibility. This allows companies to take advantage of various architectural merits, including the ability to run on various of the most popular UNIX-based hardware platforms currently available.
  • the R / 3 System is designed so that the application systems and the system functions are decoupled from each other by a clear architecture layer, with an application layer and a base layer.
  • the multi-tier architecture of the R / 3 System enables optimal load distribution even in larger systems with thousands of users. It has a modular structure with methods for controlling master-slave relationships between individual software components. Special servers connected by communication networks can be used for certain tasks without losing the integration of data and processes in the overall system.
  • the present invention is intended for use in connection with various applications of the SAP R / 3 system, namely controlling, personnel time management, service management, plant maintenance, project system and external services (part of materials management).
  • the invention can also be practiced using other hardware and operating system platforms.
  • the invention as described operates as a module of a larger system. The following description is the best mode currently contemplated for practicing the present invention. This description is not intended to be construed as a limitation, but is used only to describe the general principles of the invention.
  • CATS Cross Application Time Sheets
  • CATS Cross Application Time Sheets
  • internal employees internal employees
  • outsiders such as contractors or consultants (external employees)
  • employees the records of CATS data always concern individuals.
  • administrators can enter the working hours of all employees assigned to them.
  • Figure 1 is a flow diagram illustrating an overview of the process used by CATS.
  • Figure 2 is a flow chart that provides a more detailed representation of the acquisition of raw data in a database.
  • Figure 3 shows an example of a preferred embodiment of a request image.
  • Figure 4 shows an example of a preferred embodiment of a data acquisition image.
  • Figure 5 shows another example of a preferred embodiment of a data acquisition image.
  • FIG. 6 shows an example of a preferred embodiment of a travel data acquisition image.
  • FIG. 7 shows an example of a preferred embodiment of a goods distribution picture.
  • Figure 8 is a flow diagram that provides a more detailed representation of permissions and approvals.
  • FIG. 9 is a flow diagram that provides a more detailed representation of the transfer of data that initially requires approval.
  • flow chart 1 provides an overview of the process used by CATS.
  • An employee's work time for a particular job 10 is recorded either directly in the system using the CATS interface 20 or via a time sheet 15 that is later is recorded in a recording office using the CATS interface 20.
  • the recording office can be physically in one place, or it can be a "virtual" office that is distributed over a network.
  • a user accessing the system can carry out tests with applications 30, for which in a preferred embodiment Personnel Time Management 31, External Services 32, Project Systems 33, Controlling 34, Plant Maintenance 35 and Service Management 36 count. These checks include checking the work list in the request mode and verifying information in the data collection mode described in more detail below. In a preferred embodiment, 40 customer-specific improvements can be applied using the user exit.
  • the data is then forwarded to a database 50 for storage. It is possible to report on the data from the database 50. Depending on the user-defined settings of the system, the approval of the data by an authorized individual may be required. If approval is not required, the data is forwarded to an interface database 70. If approval is required for any portion of the data, the business workflow selection process 60 determines the type of approval and authorization that is required, and the approval process or procedure 65 begins. If any changes or corrections are made to the data in the time sheet during the approval process or the authorization procedure 65, the changed or corrected data become the
  • the interface database 70 stores data that is forwarded via a data transmission 75 to one or more applications in the applications 30.
  • the type of data entered includes working hours together with information that is used for further processing and evaluation of data in various different areas of the system are relevant.
  • the information may relate to documenting the progress of an order in the production department, or it may be relevant to payroll in Human Resources.
  • additional information can be viewed, such as the reason why certain dates have not yet been approved.
  • CATS data always relates to individuals. This means that either the person entering the data must provide an employee number or, in the case of rapid recording acquisition (the acquisition of similar or identical data for several employees), an employee number must be provided for the recording image.
  • An administrator can enter data for multiple employees during a session.
  • One possible procedure is to choose a list entry format that allows the relevant data for all employees to be entered immediately.
  • Another possible method is to select the employees from a list and enter the data as a single record.
  • the main task of the person entering the data is to enter working hours together with information that is relevant for the further processing and evaluation of the data in other applications, such as human resources. This information is known as the working time attributes.
  • the working time attributes entered depend on the activities for which employees enter working times. Working time attributes can vary not only from one company to another, but also from one area of activity to another.
  • the work time attributes are entered in fields, some of which may have default values and some of which are pre data must be stored when an entry is saved.
  • the period of time covered by data collection can be of different lengths, and in a preferred embodiment long periods of time, such as those in connection with leave of absence, can also be entered.
  • flow diagram 2 provides a more detailed description of the collection of raw data in database 50.
  • a user who wants to record work 10 directly in the system or over time sheet 15 does so through CATS interface 20, which contains a request image 22 (which indicates to the user that the CATS interface 20 is in request mode) and a data acquisition image 26 (which indicates to the user that the CATS interface 20 is in data acquisition mode).
  • An entry mask 300 is shown in FIG. 3 as an example of a request mask 22.
  • the entry mask 300 permits the detection of a
  • a work list check 23 is carried out on the data which have been entered into the request mask 22.
  • the worklist check 23 includes checking the data with one or more of the applications 30 to determine the correct worklist associated with the data.
  • the work list in turn defines the data entry masks to be used.
  • the data entry on the request mask 22 determines the appearance of the following data entry masks, and allows you to customize these masks for different employee data.
  • the data entry mask 400 is shown as an example for the data entry mask 26.
  • the data acquisition mask 400 permits the acquisition of the time worked on one or more days. Examples of the types of data that can be entered on the data entry mask 26 include the hours worked per day, start and end times of the work performed each day, activity type, activity price, an indicator of the final confirmation (a Boolean value that indicates whether a certain task is finished), the remaining work, simple text, type of presence or absence and trip number (related to a specific trip). This list is by no means exhaustive, but is defined for each individual data entry mask 26.
  • the data acquisition mask 26 can also be used to specify different target objects (i.e. recipients of the data).
  • Target objects are entities that model different business objects. Examples of target objects used with SAP R / 3 include cost centers, order / network, activity / activity element / split (between activity and activity element), WBS element and sales order.
  • the data acquisition mask 26 can also be used to specify valid transmitters.
  • Senders are cost centers that are responsible for performing some tasks or activities. Examples of valid senders used with SAP R / 3 include the objects cost center / activity type and Objects Purchase order number / purchase order item / service number.
  • administrative data such as the details regarding who entered or changed the data and when they were changed or entered, are automatically supplied by the CATS system and need not be entered into the data entry mask 26 .
  • Auxiliary functions make it easier to use the system by allowing certain tasks to be easily performed, such as copying data from a work list to a data entry line, copying data from a data entry list to a work list, copying data from one Data entry line into another, copying from one period to another and rolling along a time axis with function keys or by entering time information (eg a date or a week number).
  • a data entry mask 26 displays a spreadsheet or chart that is similar to a time record sheet with a horizontal time axis, as shown in diagram 410 of data entry mask 400 and diagram 510 of data entry mask 500 in FIG. 5.
  • a data entry mask 26 can show the hours of an employee planned for the future (which may be laid down in a work schedule).
  • a portion of the data entry mask 26 may display a work list. As described above, you can use. an auxiliary function, data from the work list are copied into a data entry line.
  • the data entry mask 400 shows the result of the execution a copy function in which line 420 has been copied to line 430.
  • a time axis displayed on the data entry mask 26 can be divided into flexible time periods for the acquisition of the data.
  • a period can be a day, a month, or some other length of time.
  • Other features include the ability to enter the time of day at which work is performed and / or to distribute a specified number of hours over a given period using a distribution function and / or to be able to directly input work schedule data (the target times) as actual times and / or enter data for periods in the future and enter time data for absences.
  • the form of data acquisition used determines the appearance of the data acquisition mask 26.
  • Various image fields can be hidden or displayed, and the user can have some control over the layout of the data entry mask 26.
  • the data entry mask 26 it is possible to control from the data entry mask 26 to a travel expense data entry mask, an example of which is shown in FIG. 6.
  • a travel expense data entry mask an original functionality of personnel time management 31 is available as a transaction call. References to trip numbers can also be entered for reporting purposes. However, in this preferred embodiment, no approval process or authorization procedure 65 is used to approve a business trip that has a separate approval procedure.
  • the goods issue bemaske 700 the original functionality External Services 32 is available as a transaction call. The number of the goods issue document is stored in the database 50.
  • the actual cost can be determined based on the data entered. In this embodiment, three methods are available for determining actual costs: 1) Actual costs can be calculated from the rate of the type of service in question. This corresponds to the current standard procedure.
  • a rate (e.g. per hour) can be entered and this rate can be used to evaluate the actual time. All deviations are noted separately in the cost calculation document (separate cost document items). 3) The rate is determined via a user exit, and the actual hours can then be evaluated at this rate. All deviations are noted separately in the cost accounting document (separate
  • Cost document items This technique enables the data to be obtained based on a calculation that depends on the user exit or a customer-specific formula.
  • a verification check 27 is carried out on the data entered in the data entry mask 26.
  • the verification check 27 includes checking the data with one or more of the applications 30 to determine whether correct and sufficient data has been entered in the data entry mask 26. Data entered in the data entry mask 26 cannot be saved until it has passed a verification test 27. If it has been determined by the verification check 27 that correct and sufficient data has been entered, in a preferred embodiment additional customer-specific improvements can be applied using the user exit. The entered data is then stored in the database 50.
  • flow chart 3 represents a more detailed description of authorizations and approvals.
  • Authorization checks distinguish between two types of users: those who enter time data and those who approve the entered data. It is the latter type of authorization check that applies to the data present in the database 50. As stated above, in the event that no approval or authorization is required, the data can be passed to the interface database 70. However, if approval is required for any portion of the data, the business workflow selection process 60 determines the type of approval and authorization that is required. After determining the type of approval and authorization required for a given record by the business workflow selection process 60, the data about the approval process or authorization procedure 65 is displayed on the approval screen. An employee who approves the data entered must also have transaction authorization.
  • a particular individual's transaction eligibility typically depends at least in part on the identity of the employee whose time tracking data needs to be approved (e.g., a supervisor is usually authorized to approve the time tracking data of those reporting to him, but is not authorized to time record data from Approve employees who do not report to him).
  • authorization information is stored in an organizational model that contains relevant information, such as the organizational structure.
  • Authorizations can also be assigned on an object-specific basis (e.g. one or more specific individuals can have the authorization to only approve a specific order type). If desired by individual customers, can
  • Authorizations can also be expanded using user exits (customer-specific improvements).
  • the authorization can be granted by an authorized person in various levels of detail.
  • an individual can view the time tracking data of an individual employee, a given period of time recording data of an individual employee, or a given period for an organizational unit
  • Approve e.g. the time recording data of an entire department.
  • Approve e.g. the time recording data of an entire department.
  • the individual who grants approval must be authorized to grant such approval. If none for a specific data acquisition
  • a user-defined setting allows the system administrator or someone else with the appropriate authorization to activate and deactivate approval procedures.
  • Data Transfer Figure 9 shows flow diagram 4 for the transfer of data that must be approved.
  • the data are stored in the database 50 without approval.
  • changes 57 can be made to the data and the changes 57 are reflected in the database 50.
  • changes 57 to approved data can still be made, these changes 57 to approved data cause a new, unauthorized entry to be created in database 50.
  • the new, unauthorized entry must go through the same approval process or authorization procedure 65 as the original data, and both records are then transferred to the target application.
  • the data is written into the interface database 70.
  • the interface database 70 contains interface tables for each of the applications 30 involved. The data in an interface table is retrieved from its associated target application 30 in predetermined periods of time and stored in the target application database 90. In a preferred embodiment after the data has been transferred to the target application database 90, the data is deleted from the associated interface table in the interface database 70.
  • the target application 30 receives data according to the following rules:
  • the CATS system can be set by the user so that data in database 50 is copied to a second database 50a for the retention of master data records.
  • User-defined adjustments Settings can be changed via user-defined adjustments. For example, depending on the data entry variant used, the following settings can be changed on entry screen 26: field selection, checks, functions (e.g. branching off to a travel entry data screen or a merchandise distribution screen, display of the work list, display of the workflow plan, selection of recipients for the workflow (workflow) ).
  • approval procedures can be activated and deactivated.
  • the CATS system can be set by the user in such a way that data in the database 50 are copied into a second database 50a for the retention of master data records.

Abstract

Ein System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern umfaßt eine erste Schnittstelle zur Wiedergabe einer Anfrage einer Beschäftigtenidentifikation, eine Arbeitslistenprüfung zur Auswahl eines Datenerfassungsbildes, eine Verifizierungsprüfung zur Vollständigkeit der Zeiterfassungsdaten, eine Datenbank zum Speichern der Zeiterfassungsdaten, ein Teilsystem zum Erhalten der Genehmigung für einen Teilsatz der Zeiterfassungsdaten und eine weitere Schnittstelle zum Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen. Zum Bearbeiten der Zeiterfassungsdaten wird zunächst die Anforderung der Beschäftigtenidentifikation wiedergegeben und anschließend die Beschäftigtenidentifikation selbst empfangen. In Abhängigkeit der empfangenen Beschäftigtenidentifikationsdaten wird eine Dateneingabemaske ausgewählt und dargestellt. Die einzelnen für einzelne beschäftigte Personen aufgezeichneten Zeitdaten werden angenommen und anschließend auf ihre Datenvollständigkeit verifiziert. Die erfaßten Zeitdaten werden in einer Datenbank gespeichert und können nach Erhalt einer Zugriffsgenehmigung, z.B. für eine Teilmenge der erfaßten Zeitdaten in Tabellen gespeichert werden. Mittels bekannter Anwendungen werden die in den Tabellen hinterlegten Zeiterfassungsdaten zur weiteren Analyse abgerufen.

Description

An endungsübergreifendes Arbeitszeitblatt
Allgemeiner Stand der Technik
Es wird für Organisationen immer schwieriger, international wettbewerbsfähig zu bleiben, da die Märkte immer globaler werden. Der zunehmende Wettbewerb in vielen Bereichen der Fertigung, des Handels, der Dienstleistungen und anderer Geschäftsformen führt zu sinkenden Marktpreisen, was wiederum zur Abnahme der Gewinnspanne führt. In der Zwischenzeit führen sich rapide verändernde Technologien zu einer größeren Automatisierung, was die Effizienz steigert und den Unternehmen ermöglicht, mit weniger Beschäftigten mehr zu produzieren. Dieses erfordert auch, den Einsatz der Person- alresourcen zu optimieren, um Kosten zu reduzieren. Verfahren zum Nachweis von Kosten im Zusammenhang mit Rohmaterial, Maschinen, Miete, Versand und dergleichen existieren und werden ständig weiter verbessert. Auch gibt es einen Bedarf, die von Beschäftigten und Vertragsarbeitern verwendete Arbeitszeit zu erfassen und zuzuordnen, um die verwendeten Verfahren zur Zuordnung, Verifizierung, Genehmigung und Planung von Personalre- sourcen zu verbessern. Informationen darüber, wann ein Beschäftigter
Arbeit ausgeführt hat und aus welchem Grund, sind für verschiedene Bereiche der Organisation, wie beispielsweise Personalverwaltung, Logistik und Buchhaltung, wichtig. Eine einheitliche Aufzeichnung der gearbeite- ten Stunden würde eine große Vereinfachung des Arbeitsablaufes (Workflow) in der Organisation gestatten.
Ausfüllen und Verarbeitung von Arbeitszeitblättern geschehen gegenwärtig auf einer Mikroebene. Die vom Beschäftigten in einer Abteilung eingegebenen Zeiteinträge werden nach Projekt oder nach Unterteilung addiert, und das Management erhält einen wöchentlichen oder monatlichen Bericht, der eigentlich nur die Gesamtsummen für diese jeweilige Abteilung liefert. Wenn an einem Projekt mehrere Abteilungen beteiligt sind, die an verschiedenen Aspekten des Projekts arbeiten, ist es oftmals schwierig, die von den verschiedenen Einzelpersonen verwendete Gesamtzeit und die mit dieser Zeit verbundenen Kosten zu bestimmen. Sehr oft verwendet eine bestimmte Einzelperson eine gewisse Anzahl von Stunden auf eine bestimmte Aufgabe, die Leistungen für verschiedene Projekte liefert, wobei es dann schwierig ist, den Anteil jedes Projekts an der Leistung genau zu bestimmen. Beispielsweise unternimmt ein Verkäufer, der für ein großes Unternehmen arbeitet, möglicherweise me- hrere Reisen, um einen Kunden zu besuchen. Es mag zunächst schwierig sein, die mit derartigen Reisen verbrachte Zeit sowie die Zeit, für die Kundenbetreuung zu erfassen, und, sie verschiedenen Projekten, an denen der Kunde beteiligt ist, genau zuzuordnen. Ebenso ent- deckt ein Forscher vielleicht ein Verfahren zur Verbesserung der Effizienz eines Fertigungsprozesses, das auf verschiedene laufende Projekte übertragen werden kann. Als weiteres Beispiel verwendet eine in der EDV-Abteilung der Organisation arbeitende Einzelperson möglicherweise unterschiedliche Zeit auf verschiedene Projekte, wie beispielsweise Systempflege, Aufrüsten von Rechnern für Einzelpersonen in verschiedenen Abteilungen und den Besuch von Handelsmessen.
Weiterhin wäre es aus der Sicht der Organisa- tion effizient, wenn verschiedene Abteilungen in den Organisationen die Zeiteinträge der obigen Einzelpersonen sehen könnten. Beispielsweise will ein Projektmanager feststellen, ob ausreichend viele Leute an dem Projekt arbeiten und ob diese Leute ihm ausreichend Zeit widmen. Die Personalabteilung will möglicherweise nachweisen, daß Beschäftigte verschiedenen Projekten richtig zugewiesen worden sind, um feststellen, ob mehr Beschäftigte mit bestimmten Qualifikationen angeworben werden müssen. Die Buchhaltung würde die mit verschie- denen Projekten verbundenen Kosten möglicherweise addieren müssen, um sicherzustellen, daß der Kostenrahmen nicht überschritten wird. Gegenwärtig besteht ein Bedarf an einem System, um Arbeitszeitblattinformationen zu verfolgen und Daten für derartige unterschiedliche Anwendungen zusammenzustellen, ohne ein kompliziertes Netz aus Verbindungen, um Daten zu koordinieren und zu verteilen, zu verwenden. Es wäre vorteilhaft, ein effektives Verfahren zur Verfolgung von Zeiteintragen und zur Zusammenstellung von Arbeitszeitblattinformationen zu haben, um Informationen über die Arbeitszeiten von internen Beschäftigten und externen Dienstleistern für eine Vielzahl von Anwendungen zu liefern.
Kurze Darstellung der Erfindung
Die vorliegende Erfindung betrifft ein Ver- fahren und System zum Zusammenstellen von Zeiterfassungsdaten in einem allgemeinen oder gemeinsamen Datenpool und Liefern der Daten an mehrere Anwendungen. Durch Verknüpfen von Daten und ihre Speicherung in einem zentralen System können die Daten entweder auto- matisch oder nach Bedarf asynchron verteilt werden. Ein transparentes System gestattet vor der Verteilung der Daten eine zusätzliche Verarbeitung, wie beispielsweise Verifizierung und Genehmigung, von getrennten Teilen des Datenpools. Korrekturen oder Aktualisierungen der Daten werden automatisch an die betreffenden Anwendungen weitergeleitet.
Eine Aufgabe der Erfindung besteht in der Bereitstellung eines neuartigen Verfahrens zum Zusammentragen von Zeiterfassungsdaten aus einer Vielzahl von Quellen in einem Datenpool und Liefern der Daten an mehrere Anwendungen.
Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht in der Überwachung von Zeiteintragsdaten und den aus ihnen abgeleiteten Informationen. Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht in der Verbesserung der Transparenz bei der gemeinsamen Nutzung von Zeiteintragsdaten über Anwendungen hinweg. Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht in der automatischen und asynchronen Verteilung von Zusammenstellungen von Zeiteintragsdaten.
Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht in der Anwendung asynchroner Verarbeitung auf auf mehrere Anwendungen zu verteilende Zeiterfassungsdaten.
Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht in der automatischen Weiterleitung von korrigierten oder aktualisierten Zeiterfassungdaten zu mehreren Anwen- düngen .
Ausführliche Beschreibung der Erfindung
Einführung Die vorliegende Erfindung gestattet über die
Zentralisierung und nachfolgende Verteilung relevanter Daten, Zeiteinträge effizient zu verwalten.
Die vorliegende Erfindung wurde als ein standardisiertes, anwendungsübergreifendes Werkzeug des SAP R/3-Systems entwickelt. Es folgt eine kurze Beschreibung des R/3-Systems.
R/3 kann in erster Linie als ein Online- Transaktionsverarbeitungssystem beschrieben werden, das ausgelegt ist, eine integrierte Verarbeitung aller geschäftlichen Routinen und Transaktionen zu liefern. Es enthält unternehmensübergreifende integrierte Lösungen sowie spezialisierte Anwendungen für individuelle Abteilungsfunktionen. R/3 spiegelt alle geschäftskritischen Prozesse des Unternehmens wider: Finanzen, Fertigung, Verkauf und Personal. Mit verschiedenen Analysemöglichkeiten ergänzt es auch die Funktion der Transaktionsverarbeitung .
Jüngste Paradigmenwechsel haben Firmen gezwungen, durch die Verwendung moderner Datenverarbeitung und eines unternehmensübergreifenden Informationsmanagements alle Geschäftsprozesse in der Wertschöpfungskette zu optimieren. Um erfolgreich zu werden, arbeiten Firmen oft mit Kunden und Zulieferern so zusam- men, daß Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität als Reaktion auf Kundennachfrage mit kürzester Verzögerung verfügbar gemacht werden können. R/3 erreicht diese Ziele mit der Online-Integrierung von Daten in der Firma .
Das R/3-System basiert auf der Client-Server- Architektur, das zur größeren Flexibilität die Komponenten Datenbank, Anwendung und Präsentation trennt. Dadurch können Unternehmen sich die verschiedenen Vor- züge der Architektur zunutze machen, einschließlich der Fähigkeit, auf verschiedenen der derzeit populärsten Hardware-Plattformen auf UNIX-Basis zu laufen. Das R/3- System ist so ausgelegt, daß die AnwendungsSysteme und die Systemfunktionen durch eine deutliche Architek- turschicht voneinander entkoppelt sind, mit einer AnwendungsSchicht und einer Basisschicht . Die Mehrschichtarchitektur des R/3-Systems gestattet selbst bei größeren Anlagen mit Tausenden von Benutzern eine optimale Lastverteilung. Sie weist eine modulare Struk- tur mit Verfahren zum Steuern von Master-Slave- Beziehungen zwischen einzelnen Softwarekomponenten auf. Für bestimmte Aufgaben können besondere, durch Kommunikationsnetze verbundene Server verwendet werden, ohne die Integration von Daten und Prozessen in dem Ge- samtsystem zu verlieren. Durch die Implementierung von getrennten Servern für besondere Aufgaben werden das Leistungspotential und die unterschiedlichen Kostenstrukturen der verfügbaren Hardwarearchitektur optimal ausgenutzt. Dadurch können Anwendungen in unterschied- liehe Dienstleistungen aufgeteilt werden und auf verschiedenen Servern laufen. Die grundlegenden Dienstleistungen des R/3-Systems (graphische Präsentationsdienste, Anwendungsdienste zur Bearbeitung der Anwendungslogik, Datenbankdienste zur Speicherung und zum Aufrufen von Geschäftsdaten usw. ) sind unterteilt und können sich getrennt entwickeln, wobei gleichzeitig die Kompatibilität beibehalten wird. Die vorliegende Erfindung ist zur Verwendung im Zusammenhang mit verschiedenen Anwendungen des SAP R/3- Systems vorgesehen, nämlich Controlling, Personalzeitmanagement , Servicemanagement , Anlagenwartung, Projekt- System und externe Dienstleistungen (Teil der Materialwirtschaft) . Auch kann die Erfindung unter Verwendung anderer Hardware- und Betriebssystem-Plattformen ausgeübt werden. Die Erfindung, wie sie beschrieben ist, arbeitet als Modul eines größeren Systems. Die folgende Beschreibung ist die beste, derzeit in Erwägung gezogene Weise zur Durchführung der vorliegenden Erfindung. Diese Beschreibung soll nicht als Beschränkung aufgefaßt werden, sondern dient lediglich der Beschreibung der allgemeinen Grundlagen der Erfindung.
Überblick
Das System "Anwendungsübergreifende Arbeitszeitblätter" ("CATS" = cross application time sheets) ist ein System, das es gestattet, für Einzelpersonen, die für eine Organisation Aufgaben erfüllen, persönliche ArbeitszeitblätteraufZeichnungen einzugeben. Bei einer bevorzugten Ausführungsform können derartige Arbeitszeitblätteraufzeichnungen den eigenen Beschäftig- ten der Organisation (interne Beschäfigte) oder Außenstehenden, wie beispielsweise Auftragnehmern oder Beratern (externe Beschäftigte) , die zusammenfassend als "Beschäftigte" bezeichnet werden, zugeordnet sein, wobei jedem Beschäftigten in dem System eine Beschäftigtennummer zugeordnet ist (die Aufzeichnungen von CATS-Daten betreffen immer Einzelpersonen) . Ebenfalls bei einer bevorzugten Ausführungsform können Administratoren die Arbeitszeit aller ihnen zugeordneten Beschäftigten eingeben. Die Erfindung wird nachfolgend anhand in Figuren dargestellter, besonders bevorzugter Ausführungsbeispiele näher erläutert. Es zeigen: Figur 1 ein Flußdiagramm, das einen Überblick über den von CATS verwendeten Prozeß darstellt.
Figur 2 ein Flußdiagramm, das eine ausführlichere Darstellung der Erfassung von Rohdaten in eine Datenbank liefert.
Figur 3 ein Beispiel für eine bevorzugte Ausführungsform eines Anforderungsbilds.
Figur 4 ein Beispiel für eine bevorzugte Ausführungsform eines Datenerfassungsbilds. Figur 5 ein weiteres Beispiel für eine bevorzugte Ausführungsform eines Datenerfassungsbilds.
Figur 6 ein Beispiel für eine bevorzugte Ausführungsform eines Reisedatenerfassungsbilds.
Figur 7 ein Beispiel für eine bevorzugte Aus- führungsform eines Warenaushändigungsbilds.
Figur 8 ein Flußdiagramm, das eine ausführlichere Darstellung von Berechtigungen und Genehmigungen liefert .
Figur 9 ein Flußdiagramm, das eine ausführ- lichere Darstellung der Übertragung von Daten, die anfänglich eine Genehmigung erfordern, liefert.
Bezugnehmend auf Figur 1 stellt das Flußdiagramm 1 einen Überblick über den von CATS verwendeten Prozeß dar. Die Arbeitszeit eines Beschäftigten für eine bestimmte Arbeit 10, wird entweder unter Verwendung der CATS-Schnittstelle 20 direkt in dem System oder über ein Arbeitszeitblatt 15 aufgezeichnet, das später unter Verwendung der CATS-Schnittstelle 20 in einem Aufzeichnungsbüro aufgezeichnet wird. In bevorzugten Ausführungsformen der Erfindung kann sich das Aufzeichnungsbüro physisch an einer Stelle befinden, oder es kann sich um ein "virtuelles" Büro handeln, das über ein Netz verteilt ist. Ein auf das System zu- greifender in den Figuren nicht dargestellter Benutzer kann mit Anwendungen 30 Prüfungen durchführen, zu denen bei einer bevorzugten Ausführungsform Personnel Time Management 31, Externe Dienste 32, Projekt Systeme 33, Controlling 34, Plant Maintenance 35 und Service Management 36 zählen. Zu diesen Prüfungen zählt, noch in dem Anforderungsmodus die Arbeitsliste zu prüfen und in dem unten ausführlicher beschriebenen Datenerfas- sungsmodus Informationen zu verifizieren. Bei einer bevorzugten Ausführungsform können unter Verwendung des Benutzerausstiegs (User-Exit) 40 kundenspezifische Verbesserungen angewendet werden.
Die Daten werden danach zur Speicherung zu einer Datenbank 50 weitergeleitet. Aus der Datenbank 50 ist es möglich, über die Daten zu berichten 55. Je nach den benutzerdefinierten Einstellungen des Systems ist möglicherweise die Genehmigung der Daten durch eine berechtigte Einzelperson erforderlich. Falls keine Genehmigung erforderlich ist, werden die Daten zu einer Schnittstellendatenbank 70 weitergeleitet. Falls für irgendeinen Teil der Daten eine Genehmigung erforderlich ist, bestimmt der Geschäftsarbeitsablaufs-Wahlpro- zeß 60 die Art der Genehmigung und der Berechtigung, die erforderlich ist, und der Genehmigungsprozeß bzw. die Berechtigungsprozedur 65 beginnt. Falls während des Genehmigungsprozesses bzw. der Berechtigungsprozedur 65 an den Daten in dem Arbeitszeitblatt irgendwelche Veränderungen oder Korrekturen vorgenommen werden, wer- den die veränderten bzw. korrigierten Daten zu der
Datenbank 50 zurückgeschickt. Daten allerdings, die genehmigt worden sind und keine Veränderungen oder Korrekturen erfordern, werden zu der Schnittstellendatenbank 70 weitergeleitet. Die Schnittstellendatenbank 70 speichert Daten, die über eine Datenübertragung 75 zu einer oder mehreren Anwendungen in den Anwendungen 30 weitergeleitet werden.
Erfassung, Speicherung und Freigabe von Daten
Die Art der eingegebenen Daten umfaßt Arbeitszeiten zusammen mit Informationen, die zur weiteren Verarbeitung und Auswertung von Daten in ver- schiedenen Bereichen des Systems relevant sind. Lediglich als Beispiel können die Informationen das Dokumentieren des Fortschritts eines Auftrags in der Produktionsabteilung betreffen, oder sie können im Person- alwesen für die Personalabrechnung relevant sein. Zu diesem Zeitpunkt können zusätzliche Informationen betrachtet werden, wie beispielsweise der Grund, weshalb bestimmte Daten noch nicht genehmigt worden sind.
Wie oben festgestellt, beziehen sich CATS-Daten immer auf Einzelpersonen. Dies bedeutet, daß entweder die die Daten eingebende Person eine Beschäftigtennummer liefern muß oder im Fall schneller Aufzeichnungserfassung (die Erfassung von ähnlichen oder identischen Daten für mehrere Beschäftigte) eine Beschäftigtennummer für das Aufzeichnungsbild bereitgestellt werden muß.
Ein Administrator kann während einer Sitzung Daten für mehrere Beschäftigte eingeben. Ein mögliches Verfahren besteht darin, ein Listenerfassungsformat zu wählen, das es gestattet, sofort die relevanten Daten für alle Beschäftigten einzugeben. Ein weiteres mögliches Verfahren besteht darin, aus einer Liste die Beschäftigten auszuwählen und die Daten als einzelne Aufzeichnung einzugeben. In beiden Fällen besteht die Hauptaufgabe der die Daten eingebenden Person darin, Arbeitszeiten zusammen mit Informationen einzugeben, die für die weitere Verarbeitung und Auswertung der Daten in anderen Anwendungen, wie beispielsweise Human Resources, relevant sind. Diese Informationen sind als die Arbeitszeitattribute bekannt. Die eingegebenen Arbeitszeitattribute hängen von den Aktivitäten ab, für die Beschäftigte Arbeitszeiten eingeben. Die Arbeitszeitattribute können nicht nur von einer Gesellschaft zu einer anderen, sondern auch von einem Ak- tivitätsbereich zu einem anderen verschieden sein.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform werden die Arbeitszeitattribute in Feldern eingegeben, von denen einige Standardwerte haben können und einige vor der Speicherung eines Eintrags Daten enthalten müssen. Der von einer Datenerfassung abgedeckte Zeitraum kann unterschiedlich lang sein, und bei einer bevorzugten Ausführungsform können auch lange Zeiträume, wie beispielsweise solche im Zusammenhang mit Beurlaubungen, eingegeben werden.
Unter Bezugnahme auf Figur 2 stellt das Flußdiagramm 2 eine ausführlichere Beschreibung der Erfassung von Rohdaten in der Datenbank 50 dar. Ein Benutzer, der eine Arbeit 10 direkt in dem System oder über dem Arbeitszeitblatt 15 aufzeichnen möchte, unternimmt dies durch die CATS-Schnittstelle 20, die ein Anforderungsbild 22 (das dem Benutzer anzeigt, daß sich die CATS-Schnittstelle 20 im Anforderungsmodus befindet) und ein Datenerfassungsbild 26 (das dem Benutzer anzeigt, daß sich die CATS-Schnittstelle 20 im- Datenerfassungsmodus befindet) enthält.
In Figur 3 ist als ein Beispiel für eine Anforderungsmaske 22 eine Einstiegsmaske 300 dargestellt. Die Einstiegsmaske 300 gestattet die Erfassung einer
Beschäftigtennummer und der gewünschten Datenerfassungsvariante. Bei einer bevorzugten Ausführungsform beispielsweise wird internen Beschäftigten eine Datenerfassungsvariante "1" zugeordnet, während externen Beschäftigten eine Datenerfassungsvariante "2" zugeordnet wird. Bei alternativen bevorzugten Ausführungs- formen werden, um zwischen Datenerfassungsvarianten zu differenzieren, verschiedene Kategorien verwendet, wie beispielsweise Abteilung, Projekt, usw. An den Daten, die in die Anforderungsmaske 22 eingegeben wurden, wird eine Arbeitslistenprüfung 23 vorgenommen. Die Arbeitslistenprüfung 23 beinhaltet das Prüfen der Daten mit einer oder mehreren der Anwendungen 30, um die den Daten zugehörige richtige Arbeit- sliste zu bestimmen. Die Arbeitsliste wiederum definiert die zu verwendenden Datenerfassungsmasken. Somit bestimmt die Dateneingabe auf der Anforderungsmaske 22 das Aussehen von folgenden Datenerfassungsmasken, und sie gestattet, diese Masken für unterschiedliche Daten von Beschäftigten benutzerdefiniert anzupassen. Bei einer bevorzugten Ausführungsform können unter Verwendung des Benutzerausstiegs (User-Exit) 24 zusätzli- ehe kundenspezifische Verbesserungen angewendet werden. Danach wird mindestens eine durch die Arbeitslistenprüfung 23 bestimmte Datenerfassungsmaske 26 wiedergegeben. Bezug nehmend auf Figur 4 ist als ein Beispiel für die Datenerfassungsmaske 26 die Datener- fassungsmaske 400 dargestellt. Die Datenerfassungsmaske 400 gestattet die Erfassung der an einem oder mehreren Tagen gearbeiteten Zeit. Zu Beispielen für die Arten von Daten, die auf der Datenerfassungsmaske 26 eingegeben werden können, zählen die pro Tag gearbeiteten Stunden, Anfangs- und Endzeitpunkte der jeden Tag ausgeführten Arbeit, Aktivitätsart, Aktivitätspreis, ein Indikator für die endgültige Bestätigung (ein Boolscher Wert, der angibt, ob eine bestimmte Aufgabe beendet ist) , die verbleibende Arbeit, einfacher Text, Art der Anwesenheit oder Abwesenheit und Reisenummer (Bezug auf eine bestimmte Reise) . Diese Liste ist keineswegs erschöpfend, sondern wird für jede einzelne Datenerfassungsmaske 26 definiert.
Die Datenerfassungsmaske 26 kann auch dazu ver- wendet werden, verschiedene Zielobjekte zu spezifizieren (d.h. Empfänger der Daten) . Zielobjekte sind En- titäten, die verschiedene Geschäftsobjekte modellieren. Zu den mit SAP R/3 verwendeten Beispielen von Zielobjekten zählen Kostenstellen, Auftrag/Netz, Ak- tivität/Aktivitätselement/Split (zwischen Aktivität und Aktivitätselement) , PSP Element und Verkaufsauftrag.
Die Datenerfassungsmaske 26 kann auch dazu verwendet werden, gültige Sender zu spezifizieren. Sender sind Kostenstellen, die für die Durchführung einiger Aufgaben bzw. Aktivitäten zuständig sind. Zu den mit SAP R/3 verwendeten Beispielen für gültige Sender zählen die Objekte Kostenstelle/Aktivitätsart und die Objekte Kaufauftragsnummer/Kaufauftragsposten/Dienst- leistungsnummer .
Bei einer bevorzugten Ausführungsform werden administrative Daten, wie beispielsweise die Einzel- heiten hinsichtlich der Frage, wer die Daten eingegeben oder verändert hat und wann sie verändert oder eingegeben wurden, von dem CATS-System automatisch geliefert und brauchen nicht in die Datenerfassungsmaske 26 eingegeben zu werden. Durch Hilfsfunktionen wird es einfacher, das System zu verwenden, indem sie die einfache Durchführung bestimmter Aufgaben gestatten, wie beispielsweise das Kopieren von Daten aus einer Arbeitsliste in eine Dateneingabezeile, das Kopieren von Daten von einer Dateneingabeliste in eine Arbeitsliste, das Kopieren von Daten von einer Dateneingabezeile in eine andere, das Kopieren von einem Zeitraum -in einen anderen Zeitraum und das Rollen entlang einer Zeitachse mit Funktionstasten oder durch die Erfassung von Zeitinformationen (z.B. einem Datum oder einer Wochennum- mer) .
Bei einer bevorzugten Ausführungsform zeigt eine Dateneingabemaske 26 ein Rechenblatt oder ein Diagramm an, das einem Zeitaufzeichnungsblatt mit einer horizontalen Zeitachse ähnelt, wie in dem Diagramm 410 der Dateneingabemaske 400 und dem Diagramm 510 der Dateneingabemaske 500 in Figur 5 gezeigt. Je nach den benutzerdefinierten Einstellungen kann eine Dateneingabemaske 26 die für die Zukunft eingeplanten Stunden eines Beschäftigten (die in einem Arbeitszeitplan niedergelegt sein können) zeigen.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform und wieder von den benutzerdefinierten Einstellungen abhängend kann ein Abschnitt der Dateneingabemaske 26 eine Arbeitsliste anzeigen. Wie oben beschrieben, können mit. einer Hilfsfunktion Daten aus der Arbeitsliste in eine Dateneingabezeile kopiert werden. Beispielsweise zeigt die Dateneingabemaske 400 das Ergebnis der Ausführung einer Kopierfunktion, bei der Zeile 420 in die Zeile 430 kopiert worden ist.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung kann zur Erfassung der Daten eine auf der Dateneingabemaske 26 angezeigte Zeitachse in flexible Zeiträume aufgeteilt werden. Ein Zeitraum kann beispielsweise einen Tag, einen Monat oder eine andere Zeitdauer umfassen. Zu weiteren Merkmalen zählt die Möglichkeit, die Tageszeit an dem Arbeit ausgeführt wird, einzugeben und/oder unter Verwendung einer Verteilungsfunktion eine festgelegte Anzahl von Stunden über einen gegebenen Zeitraum zu verteilen und/oder Arbeitszeitplandaten (die Zielzeiten) als tatsächliche Zeiten direkt eingeben zu können und/oder für in der Zukunft liegende Zeiträume Daten einzugeben und Zeitdaten für Abwesenheiten einzugeben.
Es sei angemerkt, daß die verwendete Form der Datenerfassung das Erscheinungsbild der Datenerfassungsmaske 26 bestimmt. Verschiedene Bildfelder kön- nen verdeckt sein oder wiedergegeben werden, und der Benutzer kann eine gewisse Kontrolle über das Layout der Dateneingabemaske 26 erhalten.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform ist es möglich, von der φateneingabemaske 26 zu einer Reise- kosten-Dateneingabemaske zu steuern, von dem ein Beispiel in Figur 6 gezeigt ist. In der Reisedateneingabemaske 600 ist eine ursprüngliche Funktionalität Personal Zeit Management 31 als Transaktionsaufruf verfügbar. Weiterhin können zu Berichtszwecken Bezüge auf Reisenummern eingegeben werden. Allerdings wird bei dieser bevorzugten Ausführungsform kein Genehmigungsprozeß bzw. keine Berechtigungsprozedur 65 verwendet, um eine Geschäftsreise zu genehmigen, die eine separate Genehmigungsprozedur hat. Bei einer bevorzugten Ausführungsform ist es ebenfalls möglich, von einer Dateneingabemaske 26 zu einer Warenausgabemaske zu steuern, von dem ein Beispiel in Figur 7 gezeigt ist. In der Warenausga- bemaske 700 ist die ursprüngliche Funktionalität Externe Dienste 32 als Transaktionsaufruf verfügbar. Die Nummer des Warenausgabedokuments wird in der Datenbank 50 gespeichert. Bei einer bevorzugten Ausführungsform können auf der Grundlage der eingegebenen Daten die tatsächlichen Kosten bestimmt werden. Bei dieser Ausführungsform stehen zum Bestimmen der tatsächlichen Kosten drei Verfahren zur Verfügung: 1) Tatsächliche Kosten können über die Rate der Art der betreffenden Dienstleistung berechnet werden. Dies entspricht dem gegenwärtigen standardmäßigen Verfahren.
2) Eine Rate (z.B. pro Stunde) kann einge- geben werden, und mit dieser Rate kann die tatsächliche Zeit bewertet werden. Alle Abweichungen werden in dem Kostenberechnungsbeleg separat notiert (separate Kostenbelegsposten) . 3) Die Rate wird über einen Benutzerausstieg (User-Exit) bestimmt, und die tatsächlichen Stunden können dann mit dieser Rate ausgewertet werden. Alle Abweichungen werden in dem Kostenbe- rechnungsbeleg separat notiert (separate
Kostenbelegsposten) . Durch diese Technik können die Daten aufgrund einer Berechnung erhalten werden, die von dem Benutzerausstieg (User-Exit) oder einer kundenspezifischen Formel abhängt.
Man beachte, daß bei dieser Ausführungsform, falls zwei verschiedene Raten verwendet werden (z.B. normale Entlohnung und Überstundenentlohnung) , in dem Arbeitszeitblatt entweder beide Zeilen ausgefüllt und die jeweiligen Raten für jede Zeile angewendet werden müssen oder zwei verschiedene Aktivitätsarten mit unterschiedlichen zugeordneten Raten verwendet werden müssen. An den in der Dateneingabemaske 26 eingegebenen Daten wird eine Verifizierungsprüfung 27 vorgenommen. Die Verifizierungsprüfung 27 beinhaltet, die Daten mit einer oder mehreren der Anwendungen 30 zu prüfen, um festzustellen, ob richtige und ausreichende Daten in der Dateneingabemaske 26 eingegeben worden sind. In der Dateneingabemaske 26 eingegebene Daten können nicht gespeichert werden, bevor sie eine Verifizierungsprüfung 27 bestanden haben. Wenn durch die Veri- fizierungsprüfung 27 festgestellt worden ist, daß richtige und ausreichende Daten eingegeben worden sind, können bei einer bevorzugten Ausführungsform unter Verwendung des Benutzerausstiegs (User-Exit) zusätzliche kundenspezifische Verbesserungen angewendet werden. Die eingegebenen Daten werden dann in der Datenbank 50 gespeichert .
Bezug nehmend auf Figur 8 stellt das Flußdiagramm 3 eine ausführlichere Beschreibung von Berech- tigungen und Genehmigungen dar.
Berechtigungsprüfungen unterscheiden zwischen zwei Arten von Benutzern: denjenigen, die Zeitdaten eingeben, und denjenigen, die die eingebenen Daten genehmigen. Es ist die letztere Art von Berechti- gungsprüfung, die für die in der Datenbank 50 vorliegenden Daten gilt. Wie oben festgestellt, können für den Fall, daß keine Genehmigung oder Berechtigung erforderlich ist, die Daten zu der Schnittstellendatenbank 70 weitergeleitet werden. Wenn allerdings für irgendeinen Teil der Daten eine Genehmigung erforderlich ist, bestimmt der Geschäftsarbeitsablaufs-Wahlprozeß 60 die Art der Genehmigung und Berechtigung, die erforderlich ist. Nach der Bestimmung der Art der für einen gegebenen Datensatz erforderlichen Genehmigung und Berechtigung durch den Geschäftsarbeitsablaufs-Wahlprozeß 60 werden die Daten über den Genehmigungsprozeß bzw. die Berechtigungsprozedur 65 auf dem Genehmigungsbild angezeigt. Ein Beschäftigter, der die eingegebenen Daten genehmigt, muß dafür auch die Transaktionsberechtigung besitzen. Die Transaktionsberechtigung einer bestimmten Einzelperson hängt gewöhnlich mindestens teilweise von der Identität des Beschäftigten ab, dessen Zeiterfassungsdaten genehmigt werden müssen (z.B. ist ein vorgesetzter Mitarbeiter gewöhnlich berechtigt, die Zeiterfassungsdaten derjenigen Mitarbeiter zu genehmigen, die ihm berichten, ist aber nicht dazu berechtigt, die Zeiterfassungsdaten von Beschäftigten zu genehmigen, die ihm nicht berichten) . Bei einer bevorzugten Ausfüh- rungsform werden derartige Berechtigungsinformationen in einem Organisationsmodell gespeichert, das relevante Informationen, wie beispielsweise die Organisations- Struktur, enthält.
Berechtigungen können auch auf einer objektspe- zifischen Basis zugeordnet sein (z.B. können eine oder mehrere bestimmte Einzelpersonen die Berechtigung besitzen, nur eine bestimmte Auftragsart genehmigen zu können) . Wenn von einzelnen Kunden gewünscht, können
Berechtigungen auch unter Verwendung von Benutzerausstiegen (User-Exits) erweitert werden (kundenspezifische Verbesserungen) .
Bei einer bevorzugten Ausführungsform kann die Genehmigung durch eine berechtigte Person in verschiedenen Feinheitsstufen erteilt werden. Nur als Beispiel kann eine Einzelperson die Zeiterfassungsdaten eines einzelnen Beschäftigten, einen gegebenen Zeitraum von Zeiterfassungsdaten eines einzelnen Beschäftigten oder einen gegebenen Zeitraum für eine Organisationseinheit
(z.B. die Zeiterfassungsdaten einer ganzen Abteilung) genehmigen. Natürlich muß die Einzelperson, die die Genehmigung erteilt, dazu berechtigt sein, eine derartige Genehmigung zu erteilen. Falls für eine bestimmte Datenerfassung keine
Genehmigung erteilt wird, kann an die Daten eine Erläuterung über den Grund für die Zurückweisung angehängt werden. Bei einer bevorzugten Ausführungsform wird für den Fall, daß Daten zurückgewiesen werden, entweder diejenige Einzelperson, die die Daten eingegeben hat, oder derjenige Beschäftigte, für den die Daten eingegeben wurden, über den Arbeitsablauf (Workflow) informiert .
Durch eine benutzerdefinierte Einstellung können durch den Systemadministrator oder jemand anderen mit der entsprechenden Berechtigung Genehmigungsprozeduren aktiviert und deaktiviert werden.
Datenübertragung Figur 9 zeigt das Flußdiagramm 4 für die Übertragung von Daten, die genehmigt werden müssen. Bei einer Neuerfassung von Daten über die CATS- Schnittstelle 20 und Anwendung des Benutzerausstiegs (User-Exit) 40 werden die Daten in der Datenbank 50 ohne Genehmigung gespeichert. Solange die Daten nicht genehmigt worden sind, können an den Daten Veränderungen 57 vorgenommen werden, und die Veränderungen 57 spiegeln sich in der Datenbank 50 wider. Obwohl an genehmigten Daten immer noch Veränderungen 57 vorgenommen werden können, bewirken diese Veränderungen 57 an genehmigten Daten, daß in der Datenbank 50 ein neuer, ungenehmigter Eintrag erstellt wird. Der neue, un- genehmigte Eintrag muß durch den gleichen Genehmigungsprozeß bzw. die gleiche Berechtigungsprozedur 65 wie die ursprünglichen Daten gehen, und beide Datensätze werden dann zu der Zielanwendung übertragen.
Bei Beendigung des Genehmigungsprozesses bzw. der Berechtigungsprozedur 65 werden die Daten in die Schnittstellendatenbank 70 geschrieben. Bei einer bevorzugten Ausführungsform enthält die Schnittstellendatenbank 70 Schnittstellentabellen für jede der beteiligten Anwendungen 30. Die in einer Schnitt- Stellentabelle vorliegenden Daten werden in vorbestimmten Zeiträumen von ihrer zugeordneten Zielanwendung 30 abgerufen und in der Zielanwendungsdatenbank 90 gespeichert. Bei einer bevorzugten Ausführungsform werden nach der Übertragung der Daten zu der Zielanwendungsdatenbank 90 die Daten aus der zugeordneten Schnittstellentabelle in der Schnittstellendatenbank 70 gelöscht . Bei einer bevorzugten Ausführungsform erhält die Zielanwendung 30 Daten gemäß den folgenden Regeln:
1) Falls eine Operationsnummer oder eine Elementnummer eingetragen wird, wird eine Vollendungsbestätigung erstellt und dem Controlling 34 zugeordnete Daten werden indirekt geschrieben.
2) Wenn ein Empfänger ohne eine Operationsnummer oder eine Elementnummer eingegeben wird, werden dem Controlling 34 zugeordnete Daten direkt geschrieben. 3) Wenn eine Kaufauftragsnummer oder ein Kaufauftragsposten und eine Dienstleistungsnummer eingegeben werden, werden den externen Diensten 32 und dem Controlling 34 zugeordnete Daten indirekt geschrieben.
4) Wenn nur die Art der Anwesenheit oder Ab- Wesenheit eingegeben wird, werden nur die dem Personal Zeit Management 31 zugeordneten Daten geschrieben.
Bei einer bevorzugten Ausführungsform kann das CATS-System vom Benutzer so eingestellt werden, daß zur Aufbewahrung von Stammdatenaufzeichnungen Daten in der Datenbank 50 in eine zweite Datenbank 50a kopiert werden.
Benutzerdefinierte Anpassungen Über benutzerdefinierte Anpassungen können Einstellungen verändert werden. So können beispielsweise je nach der verwendeten Datenerfassungsvariante die folgenden Einstellungen in dem Erfassungsbild 26 verändert werden: Feldauswahl, Prüfungen, Funktionen (z.B. Abzweigen zu einem Reiseerfassungsdatenbild oder einem Warenaushändigungsbild, Anzeige der Arbeitsliste, Anzeige des Arbeitsablaufplans, Wahl von Empfängern für den Arbeitsablauf (Workflow) ) .
Wie oben festgestellt, können Genehmigungsprozeduren aktiviert und deaktiviert werden. Wie ebenfalls oben festgestellt, kann das CATS-System vom Benutzer so eingestellt werden, daß zur Aufbewahrung von Stammdatenaufzeichnungen Daten in der Datenbank 50 in eine zweite Datenbank 50a kopiert werden.
Weitere Ausführungsformen
Während fundamentale neuartige Merkmale der Erfindung, wie sie auf deren Ausführungsformen angewendet werden, gezeigt und beschrieben und hervorgehoben wor- den sind, so versteht es sich, daß der Fachmann, ohne vom Gedanken der Erfindung abzuweichen, an der Form und an Einzelheiten der Erfindung, wie sie hier offenbart ist, verschiedene Auslassungen und Ersetzungen und Veränderungen vornehmen kann. Es ist ausdrücklich beab- sichtigt, daß alle Kombinationen jener Elemente und/oder Verfahrensschritte, die im wesentlichen auf die gleiche Weise im wesentlichen die gleiche Funktion erfüllen, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen, innerhalb des Schutzbereichs der Erfindung liegen. Eine Einschränkung soll deshalb nur derart gelten, wie sie durch den Schutzbereich der hier beigefügten Ansprüche angeben wird.

Claims

Patentansprüche :
1. System mit anwendungsübergreifenden Arbeits- zeitblättern, das folgendes umfaßt: (a) eine erste Schnittstelle zur Wiedergabe einer Anforderung hinsichtlich Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen, zum Empfangen der Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen, zur Wiedergabe eines Datenerfassungsbilds und zur Annahme von Zeiterfassungsdaten umfassenden BeschäftigtenzeitaufZeichnungen für mindestens einen Beschäftigten;
(b) eine Arbeitslistenprüfung zur Wahl des Datenerfassungsbilds auf der Grundlage der empfangenen Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(c) eine Verifizierungsprüfung zum Verifizieren, daß die Zeiterfassungsdaten für mindestens einen des mindestens einen Beschäftigten vollständig sind; (d) eine Datenbank zum Speichern der Zeiterfassungsdaten;
(e) ein Teilsystem zum Erhalten einer Genehmigung für einen Teilsatz der Zeiterfassungsdaten; und
(f) eine zweite Schnittstelle zum Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen zum Abrufen der Zeiterfassungsdaten durch Anwendungen.
2. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 1, bei dem die Wahl des Datenerfassungsbilds weiterhin auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
3. System mit anwendungsübergreifenden Arbeits- zeitblättern nach Anspruch 1, bei dem die Datenbank nur Zeiterfassungsdaten enthält, die durch die Verifizierungsprüfung als vollständig verifiziert worden sind.
4. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 1, bei dem die zweite Schnittstelle lediglich die Genehmigung erhaltende Zeiterfassungsdaten enthält.
5. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 1, bei dem das Teilsystem die Genehmigung für eine modifizierte Version des Teilsatzes der Zeiterfassungsdaten erhält.
6. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 1, bei dem das Verifizieren, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind, auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
7. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 1, bei dem die erste Schnittstelle ein Reisekosten-Datenerfassungsbild und ein Warenaushändigungsbild wiedergibt.
8. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten, mit den folgenden Schritten:
(a) Wiedergabe einer Anforderung hinsichtlich Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarian- teninformationen;
(b) Empfangen der Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(c) Wahl eines Datenerfassungsbilds auf der Grundlage der empfangenen Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(d) Wiedergabe des Datenerfassungsbilds;
(e) Annehmen von BeschäftigtenzeitaufZeichnungen, die Zeiterfassungsdaten für mindestens einen Beschäftigten umfassen; (f) Verifizieren für mindestens einen des mindestens einen Beschäftigten, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind; (g) Speichern der Zeiterfassungsdaten in einer Datenbank;
(h) Erhalten einer Genehmigung für eine Teilmenge der Zeiterfassungsdaten; und (i) Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen zum Abrufen der Zeiterfassungsdaten durch Anwendungen.
9. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten nach Anspruch 8, bei dem der Schritt des Wählens des Datenerfassungsbilds weiterhin auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
10. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten nach Anspruch 8, bei dem die Datenbank nur Zeit- erfassungsdaten enthält, die in Schritt (f) als vollständig verifiziert worden sind.
11. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten nach Anspruch 8, weiterhin mit dem Schritt, für eine modifizierte Version der Teilmenge der Zeiterfassungsdaten eine Genehmigung zu erhalten.
12. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten nach Anspruch 8, bei dem das Verifizieren, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind, auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
13. Verfahren zum Bearbeiten von Zeiterfassungsdaten nach Anspruch 8, weiterhin mit dem Schritt des Anzeigens eines Reisekosten-Dateneingabemaske und einer Warenausgabemaske .
14. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern, das folgendes umfaßt: (a) ein erstes Schnittstellenmittel zur Wiedergabe einer Anforderung hinsichtlich Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen, zum Empfangen der Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen, zur Wiedergabe einer Dateneingabemaske und zur Annahme von Zeiterfassungsdaten umfassenden BeschäftigtenzeitaufZeichnungen für mindestens einen Beschäftigten; (b) ein Prüfungsmittel zur Wahl der Dateneingabemaske auf der Grundlage der empfangenen Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen ;
(c) ein Mittel zum Verifizieren, daß die Zeit- erfassungsdaten für mindestens einen des mindestens einen Beschäftigten vollständig sind;
(d) ein Datenbankmittel zum Speichern der Zeiterf ssungsdaten;
(e) ein Mittel zum Erhalten einer Genehmigung für einen Teilsatz von Zeiterfassungsdaten; und
(f) ein zweites Schnittstellenmittel zum Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen zum Abrufen der Zeiterfassungsdaten durch Anwendungen.
15. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 14, bei dem die Wahl des Datenerfassungsbilds weiterhin auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
16. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 14 , bei dem das Datenbankmittel nur Zeiterfassungsdaten speichert, die von dem Mittel zum Verifizieren als vollständig verifiziert worden sind.
17. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 14, bei dem das zweite Schnittstellenmittel nur von dem Mittel zum Erhalten einer Genehmigung genehmigte Zeiterfassungsdaten spei- chert .
18. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 14, bei dem das Mittel zum Verifizieren, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind, auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
19. System mit anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblättern nach Anspruch 14, bei dem das erste Schnittstellenmittel ein Reisekosten-Datenerfassungs- bild und eine Warenausgabemaske wiedergibt.
20. Rechnerlesbares Medium mit mehreren darauf gespeicherten Anweisungen, wobei die mehreren Anweisungen Anweisungen einschließen, die bei Ausführung durch einen Prozessor den Prozessor veranlassen, folgende Schritte durchzuführen:
(a) Wiedergabe einer Anforderung hinsichtlich Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen; (b) Empfangen der Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(c) Wiedergabe einer Dateneingabemaske;
(d) Annehmen von BeschäftigtenzeitaufZeichnungen, die Zeiterfassungsdaten für mindestens einen Beschäf- tigten umfassen;
(e) Wahl der Dateneingabemaske auf der Grundlage der empfangenen Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(f) Verifizieren für mindestens einen des minde- stens einen Beschäftigten, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind;
(g) Speichern der Zeiterfassungsdaten in einer Datenbank;
(h) Erhalten einer Genehmigung für eine Teilmenge der Zeiterfassungsdaten; und
(i) Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen zum Abrufen der Zeiterfassungsdaten durch Anwendungen.
21. Rechnerlesbares Medium nach Anspruch 20, bei dem der Schritt des Wählens des Datenerfassungsbilds weiterhin auf von den Anwendungen gelieferten Informationen basiert.
22. Rechnerlesbares Medium nach Anspruch 20, bei dem die Datenbank nur Zeiterfassungsdaten enthält, die in Schritt (f) als vollständig verifiziert worden sind.
23. Rechnerlesbares Medium nach Anspruch 20, bei dem die mehreren Anweisungen weiterhin zusätzliche Anweisungen einschließen, die bei Ausführung durch den Prozessor den Prozessor veranlassen, den Schritt durchzuführen, für eine modifizierte Version der Teilmenge der Zeiterfassungsdaten eine Genehmigung zu erhalten.
24. Rechnerlesbares Medium nach Anspruch 20, bei dem das Verifizieren, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind, auf von den Anwendungen gelieferten In- formationen basiert.
25. Rechnerlesbares Medium nach Anspruch 20, bei dem die mehreren Anweisungen weiterhin zusätzliche Anweisungen einschließen, die bei Ausführung durch den Prozessor den Prozessor veranlassen, den Schritt durchzuführen, ein Reisekosten-Datenerfassungsbild und ein Warenaushändigungsbild wiederzugeben .
26. Verfahren zur Bearbeitung von Zeiterfassungs- daten in einem R/3-System, mit folgenden Schritten:
(a) Wiedergabe einer Anforderung hinsichtlich Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(b) Empfangen der Beschäftigtenidentifikation und Datenerfassungsvarianteninformationen;
(c) Wiedergabe eines Datenerfassungsbilds; (d) Annehmen von BeschäftigtenzeitaufZeichnungen, die Zeiterfassungsdaten für mindestens einen Beschäftigten umfassen;
(e) Wahl des Datenerfassungsbilds auf der Grund- läge der empfangenen Beschäftigtenidentifikation und
Datenerfassungsvarianteninformationen;
(f) Verifizieren für mindestens einen des mindestens einen Beschäftigten, daß die Zeiterfassungsdaten vollständig sind; (g) Speichern der Zeiterfassungsdaten in einer Datenbank;
(h) Erhalten einer Genehmigung für eine Teilmenge der Zeiterfassungsdaten; und
(i) Speichern der Zeiterfassungsdaten in Tabellen zum Abrufen der Zeiterfassungsdaten durch R/3-Anwen- dungen .
PCT/EP1999/004228 1998-06-19 1999-06-18 Anwendungsübergreifendes arbeitszeitblatt WO1999067749A1 (de)

Priority Applications (5)

Application Number Priority Date Filing Date Title
CA002332938A CA2332938C (en) 1998-06-19 1999-06-18 Cross application time sheet
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